Backoffice & Operations Medewerker

32 uur  ·  Rotterdam  ·  € 3.200 – € 3.700 o.b.v. 40 uur

Krijg jij energie van een goed geoliede operatie, een administratie die klopt en taken die echt worden afgemaakt?

Werk je snel en precies, ben je handig met computers en vind je het prettig als informatie, planningen en bestanden volledig en actueel zijn? Kun je daarnaast makkelijk schakelen wanneer de prioriteit van de dag verandert? Dan zijn wij op zoek naar jou.

Voor GreenStory zoeken we een ervaren Backoffice & Operations Medewerker die ervoor zorgt dat onze administratieve en operationele basis op orde is. Je houdt informatie actueel, werkt planningen en overzichten uit, verwerkt gegevens nauwkeurig en zorgt ervoor dat zaken administratief goed worden opgevolgd. Je werkt nauw samen met onze General/Operations Manager en ondersteunt hem bij de dagelijkse operatie.

Wat ga je doen?

De belangrijkste focus van jouw functie is ervoor zorgen dat onze administratieve overzichten, planningen, bestanden en operationele informatie kloppen en up-to-date blijven. Je werkzaamheden zijn breed en kunnen per dag verschillen. Denk onder andere aan:

• administratieve overzichten van lopende werkzaamheden, taken, afspraken en deadlines actueel houden;
• planningen uitwerken, aanpassen en administratief verwerken;
• deelnemen aan een wekelijkse meeting waarin prioriteiten en lopende zaken worden doorgenomen, en deze vervolgens verwerken in de planning en overzichten;
• zorgen dat afgesproken acties, wijzigingen en prioriteiten correct worden vastgelegd;
• uitvoeren en coördineren van uiteenlopende administratieve werkzaamheden;
• gegevens zorgvuldig invoeren en controleren, waaronder bedragen, aantallen en andere operationele informatie;
• werken met Excel en andere administratieve bestanden;
• voorraadbeheer uitvoeren: voorraadstanden bijhouden, mutaties verwerken, controles uitvoeren, tekorten signaleren en waar nodig acties voor aanvulling in gang zetten;
• ondersteunen bij financiële en operationele bestanden en rapportages;
• ondersteunen van de General/Operations Manager bij praktische en administratieve werkzaamheden;
• contact onderhouden met leveranciers en andere externe partijen;
• bijspringen bij klantenservice wanneer dat nodig is, waaronder escalaties en telefonisch contact met klanten;
• ondersteunen bij kleine HR-administratieve werkzaamheden, zoals vakantieplanning en ziek- en betermeldingen;
• documenten, bestanden en informatie verzamelen en versturen namens collega’s;
• werken met AI-tools zoals ChatGPT en Claude om administratieve werkzaamheden slimmer en efficiënter uit te voeren;
• helpen bij het opzetten en verbeteren van interne check-ins, overzichten en administratieve processen;
• andere praktische zaken oppakken die nodig zijn om de organisatie soepel te laten draaien.

Wie zoeken we?

We zoeken iemand die snel én precies werkt en door ervaring weet wat er nodig is om een backoffice goed te laten functioneren. Je vindt het prettig wanneer cijfers kloppen, informatie op de juiste plek staat en een taak daadwerkelijk is afgerond. Tegelijkertijd werk je in een organisatie waarin prioriteiten gedurende de dag kunnen veranderen. Daar moet je goed mee om kunnen gaan.

Je houdt van structuur, maar bent niet rigide. Je kunt makkelijk schakelen en begrijpt dat iets wat ’s ochtends prioriteit had, later op de dag plaats kan maken voor iets dat op dat moment belangrijker is.

• je hebt minimaal 4 jaar relevante werkervaring in een administratieve, backoffice-, operations- of vergelijkbare ondersteunende functie;
• je bent administratief sterk en kunt zelfstandig werken;
• je werkt nauwkeurig en hebt oog voor detail;
• je werkt snel en gemakkelijk met computers;
• je hebt goede kennis van Excel en maakt nieuwe systemen snel eigen;
• je kunt gegevens, bedragen en aantallen zeer nauwkeurig verwerken;
• je vindt het prettig om dingen af te maken en administratief goed af te ronden;
• je kunt goed schakelen tussen verschillende werkzaamheden;
• je kunt je eigen planning loslaten wanneer een andere prioriteit belangrijker wordt;
• je denkt praktisch en oplossingsgericht;
• je bent proactief en wacht niet af totdat iemand je precies vertelt wat je moet doen;
• je kunt structuur aanbrengen in informatie, bestanden en planningen;
• je herinnert collega’s vriendelijk maar duidelijk aan openstaande informatie of acties;
• je staat open voor AI en nieuwe technologie en ontdekt graag hoe werk slimmer kan;
• je spreekt en schrijft goed Nederlands;
• je beheerst Engels goed, in woord en geschrift. Dit is een vereiste;
• kennis van Duits is mooi meegenomen, maar geen vereiste.

Wat bieden we?

• een veelzijdige functie voor 32 uur per week;
• een salaris tussen € 3.200,- en € 3.700,- bruto per maand op basis van 40 uur, afhankelijk van jouw kennis en ervaring;
• een werkplek in het Groot Handelsgebouw in Rotterdam, direct naast Rotterdam Centraal;
• veel afwisseling in je werkzaamheden;
• korte lijnen en een praktische werkomgeving;
• ruimte om mee te denken over hoe we onze administratie en processen slimmer organiseren;
• een functie waarin je direct bijdraagt aan een goed georganiseerde dagelijkse operatie.