Collaborateur Back-office et Opérations

32 heures · Rotterdam · 3 200 € – 3 700 € sur la base de 40 heures

Vous vous épanouissez dans un environnement où tout fonctionne comme sur des roulettes, où l'administration est impeccable et où les tâches sont menées à bien ?

Vous travaillez rapidement et avec précision, vous maîtrisez l'informatique et vous appréciez que les informations, les plannings et les fichiers soient complets et à jour ? Vous savez également vous adapter facilement lorsque les priorités de la journée changent ? Alors, c'est vous que nous recherchons.

Pour GreenStory, nous recherchons un(e) collaborateur/trice Back-office et Opérations expérimenté(e) qui veillera à ce que nos bases administratives et opérationnelles soient en ordre. Vous tiendrez les informations à jour, élaborerez des plannings et des synthèses, traiterez les données avec précision et veillerez à ce que les dossiers soient correctement suivis sur le plan administratif. Vous travaillerez en étroite collaboration avec notre directeur général/directeur des opérations et l'assisterez dans la gestion quotidienne des activités.

Que ferez-vous ?

Votre rôle consistera principalement à veiller à ce que nos états administratifs, nos plannings, nos fichiers et nos informations opérationnelles soient exacts et à jour. Vos tâches sont variées et peuvent varier d'un jour à l'autre. Elles comprennent notamment :

• tenir à jour les relevés administratifs des activités en cours, des tâches, des rendez-vous et des échéances ;
• élaborer, adapter et traiter administrativement les plannings ;
• participer à une réunion hebdomadaire au cours de laquelle les priorités et les dossiers en cours sont passés en revue, puis les intégrer dans le planning et les rapports ;
• veiller à ce que les actions, modifications et priorités convenues soient correctement consignées ;
• réaliser et coordonner diverses tâches administratives ;
• saisir et vérifier avec soin les données, notamment les montants, les quantités et autres informations opérationnelles ;
• travailler avec Excel et d'autres fichiers administratifs ;
• assurer la gestion des stocks : suivre les niveaux de stock, traiter les mouvements, effectuer des contrôles, signaler les ruptures de stock et, si nécessaire, mettre en place des mesures de réapprovisionnement ;
• apporter un soutien dans la gestion des dossiers financiers et opérationnels ainsi que dans l'élaboration des rapports ;
• assister le directeur général/directeur des opérations dans ses tâches pratiques et administratives ;
• entretenir les relations avec les fournisseurs et autres parties externes ;
• apporter votre aide au service client lorsque cela est nécessaire, notamment en cas d'escalades et de contacts téléphoniques avec les clients ;
• apporter votre soutien dans le cadre de petites tâches administratives liées aux ressources humaines, telles que la planification des congés et la gestion des arrêts maladie et des retours au travail ;
• collecter et envoyer des documents, des fichiers et des informations pour le compte de collègues ;
• travailler avec des outils d'IA tels que ChatGPT et Claude afin d'effectuer les tâches administratives de manière plus intelligente et plus efficace ;
• contribuer à la mise en place et à l'amélioration des contrôles internes, des rapports et des processus administratifs ;
• Vous vous occuperez d'autres tâches pratiques nécessaires au bon fonctionnement de l'organisation.

Qui recherchons-nous ?

Nous recherchons une personne qui travaille rapidement et avec précision, et qui, grâce à son expérience, sait ce qu’il faut pour assurer le bon fonctionnement d’un back-office. Vous appréciez que les chiffres concordent, que les informations soient classées au bon endroit et qu’une tâche soit réellement menée à bien. Par ailleurs, vous travaillerez au sein d’une organisation où les priorités peuvent évoluer au cours de la journée. Vous devez être capable de bien gérer ces changements.

Vous appréciez la structure, mais sans être rigide. Vous savez vous adapter facilement et comprenez qu’une tâche qui était prioritaire le matin peut, plus tard dans la journée, céder la place à une autre qui s’avère plus importante à ce moment-là.

• vous justifiez d'au moins 4 ans d'expérience professionnelle pertinente dans un poste administratif, de back-office, d'opérations ou dans une fonction de soutien similaire ;
• vous avez de solides compétences administratives et êtes capable de travailler de manière autonome ;
• vous travaillez avec précision et avez le souci du détail ;
• vous maîtrisez facilement et rapidement l'utilisation des ordinateurs ;
• vous maîtrisez bien Excel et vous vous familiarisez rapidement avec les nouveaux systèmes ;
• vous êtes capable de traiter des données, des montants et des chiffres avec une grande précision ;
• vous aimez mener les projets à bien et soigner les détails administratifs ;
• vous savez passer facilement d'une tâche à l'autre ;
• vous êtes capable de revoir votre planning lorsqu'une autre priorité s'impose ;
• vous avez l'esprit pratique et êtes orienté(e) vers les solutions ;
• vous êtes proactif(ve) et n'attendez pas qu'on vous dise exactement ce que vous devez faire ;
• Vous êtes capable d'organiser les informations, les fichiers et les plannings ;
• vous rappelez à vos collègues, de manière aimable mais claire, les informations ou les actions en suspens ;
• vous êtes ouvert à l'IA et aux nouvelles technologies et aimez découvrir comment travailler plus intelligemment ;
• vous parlez et écrivez couramment le néerlandais ;
• Vous maîtrisez bien l'anglais, à l'oral comme à l'écrit. Il s'agit d'une condition requise ;
• La maîtrise de l'allemand est un atout, mais n'est pas obligatoire.

Que proposons-nous ?

• un poste polyvalent à temps plein (32 heures par semaine) ;
• un salaire compris entre 3 200 € et 3 700 € bruts par mois sur la base de 40 heures, en fonction de vos connaissances et de votre expérience ;
• un poste au Groot Handelsgebouw à Rotterdam, juste à côté de la gare centrale de Rotterdam ;
• des tâches très variées ;
• des circuits de communication courts et un environnement de travail pratique ;
• la possibilité de participer à la réflexion sur la manière d’organiser plus intelligemment notre administration et nos processus ;
• Un poste dans lequel vous contribuerez directement au bon déroulement des opérations quotidiennes.