Mitarbeiter im Backoffice & Operations

32 Stunden · Rotterdam · 3.200 € – 3.700 € auf Basis von 40 Stunden

Beflügelt es dich, wenn alles reibungslos läuft, die Buchhaltung stimmt und Aufgaben wirklich zu Ende gebracht werden?

Arbeitest du schnell und präzise, gehst du sicher mit Computern um und legst du Wert darauf, dass Informationen, Zeitpläne und Dateien vollständig und aktuell sind? Kannst du dich zudem problemlos umstellen, wenn sich die Prioritäten des Tages ändern? Dann suchen wir genau dich.

Für GreenStory suchen wir einen erfahrenen Backoffice- & Operations-Mitarbeiter, der dafür sorgt, dass unsere administrativen und operativen Abläufe reibungslos funktionieren. Du hältst Informationen auf dem neuesten Stand, erstellst Zeitpläne und Übersichten, verarbeitest Daten sorgfältig und sorgst dafür, dass alle administrativen Vorgänge ordnungsgemäß abgewickelt werden. Du arbeitest eng mit unserem General/Operations Manager zusammen und unterstützt ihn im Tagesgeschäft.

Was werden Sie tun?

Der Schwerpunkt deiner Tätigkeit liegt darauf, sicherzustellen, dass unsere Verwaltungsübersichten, Planungen, Dateien und betrieblichen Informationen korrekt sind und stets auf dem neuesten Stand bleiben. Dein Aufgabenbereich ist breit gefächert und kann von Tag zu Tag variieren. Dazu gehören unter anderem:

• du hältst die administrativen Übersichten über laufende Arbeiten, Aufgaben, Termine und Fristen auf dem neuesten Stand;
• Pläne ausarbeiten, anpassen und administrativ bearbeiten;
• Du nimmst an einer wöchentlichen Besprechung teil, in der Prioritäten und laufende Angelegenheiten besprochen werden, und setzt die Ergebnisse anschließend in die Planung und Übersichten um;
• sicherstellen, dass vereinbarte Maßnahmen, Änderungen und Prioritäten korrekt erfasst werden;
• Durchführung und Koordination vielfältiger administrativer Tätigkeiten;
• Daten sorgfältig eingeben und überprüfen, darunter Beträge, Stückzahlen und andere betriebliche Informationen;
• Arbeit mit Excel und anderen Verwaltungsdateien;
• Bestandsverwaltung durchführen: Bestände erfassen, Bestandsänderungen bearbeiten, Kontrollen durchführen, Fehlbestände erkennen und gegebenenfalls Maßnahmen zur Vorbestellung einleiten;
• Support bei der Erstellung von Finanz- und Betriebsunterlagen sowie Berichten;
• Support des General/Operations Managers bei praktischen und administrativen Aufgaben;
• Kontaktpflege mit Lieferanten und anderen externen Partnern;
• bei Bedarf im Kundenservice aushelfen, unter anderem bei Eskalationen und im telefonischen Kontakt mit Kunden;
• Support bei kleineren Aufgaben im Bereich der Personalverwaltung, wie z. B. Urlaubsplanung sowie Krank- und Genesungsmeldungen;
• Dokumente, Dateien und Informationen sammeln und im Auftrag deiner Kolleginnen und Kollegen versenden;
• Arbeiten mit KI-Tools wie ChatGPT und Claude, um administrative Aufgaben intelligenter und effizienter zu erledigen;
• Support bei der Einrichtung und Verbesserung interner Kontrollen, Übersichten und Verwaltungsprozesse;
• übernahme weiterer praktischer Aufgaben, die für einen reibungslosen Ablauf der Organisation erforderlich sind.

Wen suchen wir?

Wir suchen jemanden, der schnell und präzise arbeitet und aus Erfahrung weiß, was nötig ist, damit ein Backoffice reibungslos funktioniert. Es macht dir Freude, wenn Zahlen stimmen, Informationen am richtigen Ort sind und eine Aufgabe tatsächlich abgeschlossen ist. Gleichzeitig arbeitest du in einer Organisation, in der sich die Prioritäten im Laufe des Tages ändern können. Damit musst du gut umgehen können.

Du legst Wert auf Struktur, bist aber nicht starr. Du kannst dich leicht umstellen und verstehst, dass eine Aufgabe, die morgens noch Priorität hatte, später am Tag einer anderen Aufgabe weichen kann, die zu diesem Zeitpunkt wichtiger ist.

• Du bringst mindestens 4 Jahre einschlägige Berufserfahrung in einer administrativen, Backoffice-, Operations- oder ähnlichen unterstützenden Funktion mit;
• Du verfügst über gute administrative Fähigkeiten und kannst selbstständig arbeiten;
• Du arbeitest sorgfältig und hast ein Auge fürs Detail;
• Du kannst schnell und problemlos mit Computern umgehen;
• Du verfügst über gute Excel-Kenntnisse und machst dich schnell mit neuen Systemen vertraut;
• Du kannst Daten, Beträge und Zahlen sehr genau verarbeiten;
• Es macht dir Spaß, Aufgaben zu Ende zu bringen und administrative Tätigkeiten sorgfältig abzuschließen;
• Du kannst gut zwischen verschiedenen Aufgaben wechseln;
• Du kannst deine eigene Planung zurückstellen, wenn eine andere Priorität wichtiger wird;
• Du denkst praktisch und lösungsorientiert;
• Du bist proaktiv und wartest nicht ab, bis dir jemand genau sagt, was du tun sollst;
• Du kannst Informationen, Dateien und Planungen strukturieren;
• Du erinnerst Kollegen freundlich, aber deutlich an ausstehende Informationen oder Maßnahmen;
• Du bist offen für KI und neue Technologien und möchtest gerne herausfinden, wie sich Arbeitsabläufe intelligenter gestalten lassen;
• Du sprichst und schreibst gut Niederländisch;
• Du verfügst über gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift. Dies ist eine Voraussetzung;
• Deutschkenntnisse sind von Vorteil, aber keine Voraussetzung.

Was bieten wir dir?

• Eine vielseitige Stelle für 32 Stunden pro Woche;
• ein Gehalt zwischen 3.200 € und 3.700 € brutto pro Monat auf Basis von 40 Stunden, abhängig von deinen Kenntnissen und deiner Erfahrung;
• Ein Arbeitsplatz im „Groot Handelsgebouw“ in Rotterdam, direkt neben dem Hauptbahnhof Rotterdam;
• viel Abwechslung in deinen Aufgaben;
• kurze Wege und ein praxisorientiertes Arbeitsumfeld;
• Raum, um mitzudenken, wie wir unsere Verwaltung und Prozesse intelligenter gestalten können;
• Eine Stelle, in der du direkt zu einem gut organisierten Tagesablauf beiträgst.